Ein Arbeitnehmer beendet das Arbeitsverhältnis und Sie möchten sich über Vorgaben & Formalitäten für ein einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis informieren? Erfahren Sie hier alles Wichtige zum Thema und lassen Sie sich bei offenen Fragen & Problemen von unseren Anwälten für Arbeitsrecht beraten:
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1. Wer hat zu welchem Zeitpunkt Anspruch auf ein Zeugnis?
Grundsätzlich können Zeugnisse bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder während des Arbeitsverhältnisses (sog. Zwischenzeugnisse) er- bzw. ausgestellt werden.
Außerdem unterscheidet man einfache Zeugnisse, die lediglich Art und Dauer der Tätigkeit beschreiben, von qualifizierten Zeugnissen, die darüber hinaus auch Leistung und Führung des Arbeitnehmers wiedergeben und bewerten. Zwischenzeugnisse wiederum müssen in der Regel nur Angaben über den bisherigen Verlauf des Arbeitsverhältnisses enthalten.
Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses haben Auszubildende, Arbeitnehmer und arbeitnehmerähnliche Personen. Im Allgemeinen können Arbeitnehmer im Zuge der Beendigung des Arbeitsverhältnisses von ihrem Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis verlangen. Mit einem einfachen Zeugnis müssen sie sich nur dann ausnahmsweise begnügen, wenn sie nur für ganz kurze Zeit (etwa: einige Tage) beschäftigt waren und der Arbeitgeber keine Möglichkeit hat, die Arbeitsleistungen zu bewerten.
2. Welche Voraussetzungen muss ein Zeugnis erfüllen?
Das Zeugnis muss in schriftlicher Form erteilt werden.
Der Arbeitgeber muss als Aussteller des Zeugnisses mit Namen und Anschrift erkennbar sein und eigenhändig von ihm oder einem dazu Ermächtigten unterschrieben sein. Eine Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form (zum Beispiel per E-Mail) ist gesetzlich ausgeschlossen (vgl. § 109 III GewO).
Durch die äußere Form darf nicht der Eindruck erweckt werden, der ausstellende AG distanziere sich vom buchstäblichen Wortlaut seiner Erklärung. Darüber hinaus muss das Zeugnis fehlerfrei und in einem ordentlichen Zustand (keine Flecken o. Ä.) übergeben werden. Das Knicken des Zeugnisses ist grundsätzlich zulässig.
Inhaltlich müssen die Anforderungen an ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis gewahrt sein. Ein qualifiziertes Zeugnis, zu dessen Erteilung der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers verpflichtet ist, muss als notwendige Angaben enthalten:
- die vollständige Bezeichnung des Arbeitgebers (Name der Firma, Anschrift der Firma),
- das Datum des Zeugnisses,
- Name, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort des Arbeitnehmers,
- die Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- eine genaue Beschreibung der Tätigkeit des Arbeitnehmers,
- eine Bewertung der Leistungen und der Führung des Arbeitnehmers.
3. Was bedeutet „Wahrheit und Wohlwollen“ im Zusammenhang mit Arbeitszeugnissen und wie verhält es sich mit der Notenvergabe?
Alle Aussagen im Arbeitszeugnis müssen zum einen der Wahrheit entsprechen und müssen zum anderen wohlwollend formuliert und einem weiteren, beruflichen Fortkommen förderlich sein. Das Arbeitszeugnis darf folglich die Aussichten des AN auf einen neuen Arbeitsplatz nicht negativ beeinflussen. Doch „wohlwollend“ bedeutet nicht automatisch ein (sehr) gutes Zeugnis, denn die Grenze des Wohlwollens ist die Wahrheitspflicht.
Hauptsächlicher Streitpunkt beim Thema Arbeitszeugnis ist meist die Beurteilung der Leistungen und der Führung des Arbeitnehmers. Hier hat sich eine Art Zeugnissprache herausgebildet, die allerhand Feinheiten aufweist. Grundsätzlich bedeutet:
- sehr gut = "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" / Lern- und Arbeitsweise war stets sehr gut
- gut = "zu unserer vollsten Zufriedenheit" / "stets zu unserer vollen Zufriedenheit" / Lern- und Arbeitsweise war sehr gut
- befriedigend = "stets zu unserer Zufriedenheit" / "zu unserer vollen Zufriedenheit" / Lern- und Arbeitsweise war gut
- ausreichend = "zu unserer Zufriedenheit" / … war verlässlich
- mangelhaft = ""im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit" / „war bemüht“ / "zeigte für seine Arbeit Verständnis“ / "war an den ihm übertragenen Aufgaben interessiert"
Selbstverständlich sind gehässige Formulierungen ("war zuweilen pünktlich") oder Beleidigungen keinesfalls zulässig, auch bei schwachen Leistungen.
Branchenübliche oder gewerbeübliche Merkmale oder Zusätze sind mit aufzunehmen. Ein Prozessvergleich oder Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind nur auf Wunsch des Arbeitnehmers in das Zeugnis aufzunehmen.
4. Wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Verbesserung oder Ausfertigung seines Zeugnisses?
Ist das Zeugnis fehlerhaft bzw. entspricht es nicht der Wahrheit, kann der Arbeitnehmer eine wahrheitsgemäße Verbesserung bzw. Neuausfertigung verlangen.
Im Falle der Berichtigung ist das Ausstellungsdatum des Zeugnisses auf den Zeitpunkt des erstmalig erteilten Zeugnisses zurückzudatieren. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer die verspätete Ausstellung nicht zu vertreten hat. Andernfalls entsteht der negative Eindruck bzw. fade Beigeschmack, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber über den Inhalt des Zeugnisses gestritten haben oder dass man sich aus anderen Gründen nicht im Frieden getrennt haben, was – gleich, ob es zutrifft – dem beruflichen Fortkommen nicht förderlich ist.
Berichtigt der Arbeitgeber das fehlerhafte Zeugnis nicht, kann der Arbeitnehmer Klage einreichen. Grundsätzlich gilt in einem solchen Prozess zwar die Regel, dass der Arbeitgeber die inhaltliche Richtigkeit des Zeugnisses darlegen und beweisen muss. In der Praxis verhält es sich jedoch so, dass, wenn das Zeugnis mindestes die Note "befriedigend" enthält, der Arbeitnehmer grundsätzlich darlegen und beweisen muss, dass er Leistungen erbracht hat, die bessere Noten bzw. Formulierungen rechtfertigen.
5. Welche Fristen sind zu beachten? Kann der Anspruch auf Ausstellung oder Berichtigung des Zeugnisses verfallen?
Nach Aufforderung durch den Arbeitnehmer ist das Zeugnis zeitnah auszustellen. In der Regel ist eine Frist von 1 - 2 Wochen als ausreichend anzusehen. Mitunter ist zu bedenken, dass möglicherweise Ausschlussfristen gelten. Dann verfällt der Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses endgültig, wenn er nicht innerhalb der Ausschlussfrist geltend gemacht wird. Einige Arbeitsgericht nehmen ferner an, dass der Anspruch auf Zeugnisberichtigung bereits wenige (vier bis fünf, maximal aber sechs) Monate nach Zeugniserteilung verwirkt ist. Dann kann mit einer Abweisung der Klage gerechnet werden.
Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis
Wann kann ein sog. Zwischenzeugnis verlangt werden?
Es herrscht der Grundsatz, dass Arbeitnehmer ein "berechtigtes Interesse" vorweisen müssen, um einen Anspruch auf Ausstellung eines Zwischenzeugnisses zu haben. Insoweit kommt die Bewerbung um eine neue Stelle, zur Vorlage bei Gericht oder Behörden, bei Stellen eines Kreditantrages, Wechsel eines langjährigen Vorgesetzten, strukturelle Änderung im Betriebsgefüge, bevorstehende persönliche Veränderungen in Betracht. Bereits der Wunsch des Arbeitnehmers nach der Vorbereitung eines beruflichen Wechsels ist mittlerweile als berechtigtes Interesse nach einem Zwischenzeugnis anerkannt. Die Darstellung eines besonderen Grundes ist nicht mehr notwendig. Der Arbeitnehmer kann folglich stets und ohne weitere Begründung ein Zwischenzeugnis verlangen. Nach Aufforderung ist das Zwischenzeugnis zeitnah auszustellen. In der Regel ist eine Frist von 1 - 2 Wochen als ausreichend anzusehen.
Was passiert, wenn trotz Aufforderung gar kein Zeugnis ausgestellt wird?
Wenn der Arbeitgeber trotz eines entsprechenden Verlagens gar kein End- oder Zwischenzeugnis ausstellt, verstößt er gegen seine Rechtspflichten. Notfalls können die Arbeitnehmer ihn daher vor dem Arbeitsgericht auf Erteilung eines wohlwollendes, auf Leistung und Führung bezogenen Zeugnisses verurteilen lassen. Zur Begründung müssen sie nur darlegen, in welcher Zeit sie beschäftigt sind oder waren, welche Aufgaben sie haben oder hatten und dass der ehemaliger Arbeitgeber bislang kein Zeugnis erteilt hat. Verweigert der Arbeitgeber dagegen ein Zwischenzeugnis, muss der Arbeitnehmer die Erteilung eines wohlwollenden, auf Leistung und Führung bezogenen Zwischenzeugnisses beantragen. Zur Begründung müssen sie dann ausführen, dass ein solches vom Arbeitgeber verlangt, aber bisher nicht ausgestellt wurde.
"Das Arbeitszeugnis ist nicht nur eine Anerkennung vergangener Leistungen, sondern auch ein wichtiger Baustein für die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers. Ein rechtlich einwandfreies Zeugnis ist von großer Bedeutung. Präzise Formulierungen und die Einhaltung der geltenden Gesetze sind entscheidend, um teure und mitunter langwierige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden."
— Tabea Senger, Rechtsanwältin bei moonlaw
