Nachweisgesetz (NachwG): Arbeitsverträge prüfen lassen
Stand: Novemeber 2025 - Lesezeit: 7 Minuten
Seit dem 1. August 2022 gelten in den Arbeitsverträgen neue Anforderungen gemäß dem Nachweisgesetz (NachwG) für Neueinstellungen. Als Arbeitgeber sind Sie demnach verpflichtet, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich mitzuteilen. Mit unseren Anwälten für Arbeitsrecht sind Sie immer auf der sicheren Seite, wenn es um die Begründung neuer Arbeitsverhältnisse geht:
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Tabea Senger
Rechtsanwältin
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Für Klarheit und Transparenz im Arbeitsverhältnis
Arbeitsvertrag gemäß Nachweisgesetz
Welche Informationen müssen gemäß § 2 NachwG festgehalten werden?
Die Dokumentation folgender Informationen kann entweder in Form eines Arbeitsvertrags (empfohlen!) oder eines Nachweises in Form eines Informationsschreibens (Niederschrift) erfolgen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:
1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
a) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
b) die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
c) der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
d) die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des
Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
15. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
Hinweise:
- Je nach Art und Inhalt des Arbeitsverhältnis können weitere Angaben notwendig sein.
- Der Umfang der notwendigen Angaben reduziert sich, wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt oder ein Arbeitsvertrag in Textform übermittelt wurde und dieser Vertrag alle erforderlichen Informationen enthält. In diesem Fall entfällt die Verpflichtung, die gleichen Angaben zusätzlich separat mitzuteilen.
Wen und was betrifft das NachwG?
Das Gesetz gilt für alle Arbeitsverhältnisse (§ 1 Satz 1 NachwG). Es verpflichtet damit alle Arbeitgeber zum Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen und gilt für alle Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst, also auch für geringfügig Beschäftigte (sog. Minijobber) und Praktikanten. Nicht vom Anwendungsbereich des NachwG erfasst sind Vorstände und wohl auch Gesellschafter-Geschäftsführer. Das NachwG gilt ferner nicht für freie Mitarbeiter, freie Handelsvertreter und für Werkverträge.
Rechtliche Konsequenzen vermeiden mit einem Anwalt für Arbeitsrecht
Welche Rechtsfolgen haben Verstöße gegen das NachwG?
Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz (NachwG) kann zahlreiche rechtliche Konsequenzen haben. Das Arbeitsverhältnis bleibt jedoch auch bei Verstößen gegen das NachwG bestehen. Wenn ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die nach dem NachwG erforderlichen Informationen nicht oder nicht rechtzeitig schriftlich zur Verfügung stellt, kann dies zu folgenden Konsequenzen führen:
Beweislasterleichterungen/-umkehr: Grundsätzlich muss derjenige, der z.B. eine Zahlung verlangt, die Tatsachen darlegen und beweisen, aus denen sich sein Anspruch ergibt. Verlangt der Arbeitnehmer z.B. die Zahlung eines Stundenlohns von 15 €, so muss er grundsätzlich darlegen und beweisen, dass dies mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Ohne entsprechend schriftlichen Nachweis ist dies allerdings schwierig. Das führt zu Ungerechtigkeiten, da nicht Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber zur schriftlichen Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen verpflichtet ist und der Arbeitnehmer keinen Einfluss darauf hat, ob und inwieweit der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Dokumentationspflichten nachkommt. Daher folgt aus einem Verstoß gegen das NachwG, dass nicht der Arbeitnehmer, sondern vielmehr der Arbeitgeber die Tatsachen dafür darlegen und beweisen muss, dass der Arbeitnehmer gerade keinen Anspruch auf Zahlung eines Stundenlohns in Höhe von 15 € hat. Ohne schriftliche Nachweise ist dies sehr schwierig. Der Arbeitnehmer würde dann Recht bekommen.
- Schadensersatzansprüche: Erleidet ein Arbeitnehmer aufgrund eines Verstoßes gegen das NachwG einen Schaden, z.B. weil er nicht genau über seine Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis informiert wurde, kann er Schadensersatzansprüche gegen den Arbeitgeber geltend machen. (s.o.)
- Bußgelder: In bestimmten Fällen können Bußgelder verhängt werden, wenn ein Arbeitgeber wiederholt gegen das NachwG verstößt.
Ein vorsätzlicher Verstoß des Arbeitgebers gegen bestimmte Pflichten aus dem Nachweisgesetz stellt künftig eine Ordnungswidrigkeit dar. Pro Verstoß droht ein Bußgeld von bis zu EUR 2.000, wenn der Arbeitgeber seiner Nachweispflicht entweder
- überhaupt nicht,
- nicht richtig,
- in der falschen Form,
- unvollständig oder
- nicht rechtzeitig
nachkommt.
Zu beachten ist, dass die genauen Folgen eines Verstoßes gegen das NachwG von den Umständen des Einzelfalls abhängen können. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass sie ihren Arbeitnehmern die nach dem NachwG erforderlichen Informationen rechtzeitig und schriftlich zur Verfügung stellen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und Transparenz und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis zu gewährleisten.
Welche Konsequenzen hat das Unterlassen des Hinweises auf die Klagefrist für eine Kündigungsschutzklage gemäß § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG)?
Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 14 des Nachweisgesetzes ist der Arbeitgeber nunmehr verpflichtet, das Verfahren bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich des Schriftformerfordernisses und der Fristen für die Kündigung sowie die Fristen zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage, nachzuweisen. (Absatz?)
Jedoch bleibt die Dreiwochenfrist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage für Arbeitnehmer auch dann bindend, wenn der Arbeitgeber nicht gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 14 NachwG darüber informiert hat. Wenn der Arbeitnehmer die Klagefrist versäumt, gilt die Kündigung unabhängig von fehlenden Hinweisen im schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen als wirksam. (Absatz?)
Es bleibt abzuwarten, ob die Rechtsprechung in einem solchen Fall einen Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers anerkennen wird, sofern dieser nachweisen kann, dass bei rechtzeitiger Klageerhebung das Arbeitsverhältnis fortbestanden hätte. Dies entspräche der bisherigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in Bezug auf fehlende Hinweise auf geltende Ausschlussfristen in Arbeitsverhältnissen. Dabei wird angenommen, dass bei ordnungsgemäßem Vorgehen des Arbeitgebers der Anspruch rechtzeitig geltend gemacht worden wäre.
Achtung: Es ist ratsam, im Zweifelsfall auch bei befristeten oder auflösend bedingten Arbeitsverhältnissen auf die Fristen zur Klageerhebung hinzuweisen, gemäß den §§ 17 und 21 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), da auch in diesen Fällen die Präklusionsfrist gemäß § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) herangezogen wird. Ob die Rechtsprechung dies auch in diesem Zusammenhang als tatsächlich erforderlich ansieht, bleibt gleichwohl abzuwarten.
Häufig gestellte Fragen zum Nachweisgesetz
Können Arbeitsverträge digital unterzeichnet werden? Reicht eine digitale Signatur aus?
Grundsätzlich können unbefristete Arbeitsverträge digital unterzeichnet werden. Das Nachweisgesetz (NachwG) verlangt für die Vertragsbedingungen in der Regel (!) die Textform, welche keine eigenhändige Unterschrift erfordert. In der Praxis wird diese Textform häufig durch Arbeitsverträge in Text- oder Schriftform erfüllt.
Gemäß § 126b BGB muss die Erklärung so abgefasst sein, dass sie vom Erklärenden selbst stammt und der Inhalt dauerhaft gespeichert wird, sodass der Empfänger ihn abspeichern und später erneut lesen kann. Eine eigenhändige Unterschrift ist dabei nicht erforderlich. Erfüllt eine elektronische Signatur diese Voraussetzungen – also die sichere Zuordnung zum Unterzeichner sowie die Gewährleistung der Unveränderbarkeit des Dokuments –, ist dies gem. NachwG grundsätzlich ausreichend.
Für befristete Arbeitsverträge gilt jedoch weiterhin die strenge Schriftform gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG, die eine eigenhändige Unterschrift erfordert. Hier ist eine digitale Signatur bisher nicht als Ersatz anerkannt.
Welche Anforderungen steht das NachwG an die betriebliche Altersversorgung?
Gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 und 13 NachwG hat der Arbeitnehmer schriftlich über Leistungen der betrieblichen Altersversorgung zu unterrichten. Die Angabe kann durch einen qualifizierten Hinweis auf die einschlägigen Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge ersetzt werden. In Arbeitsverträgen müssen zukünftig der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers angegeben werden, soweit der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung über eine solchen zusagt. Eine Ausnahme von dieser Pflicht sieht das Gesetz dann vor, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Angabe gegenüber dem Arbeitnehmer verpflichtet ist. Eine weitere Ausnahme besteht dann, wenn die dem Arbeitnehmer zugesagte Versorgung unmittelbar durch den Arbeitgeber erfolgt.
Was muss bei grenzüberschreitenden Sachverhalten bzw. Arbeitsverhältnissen beachtet werden?
Wenn ein Mitarbeiter grenzüberschreitend tätig ist, gelten erweiterte Dokumentationspflichten gemäß § 2 Abs. 2, 3 des Nachweisgesetzes. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer, der seine Arbeitsleistung für einen Zeitraum von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen außerhalb Deutschlands erbringt, vor seiner Abreise eine Niederschrift auszuhändigen. Diese Niederschrift sollte alle relevanten Nachweispunkte enthalten, die für den Arbeitnehmer verbindlich sind.
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