Sonderurlaub rechtssicher gestalten
Stand: Juli 2026 - Lesezeit: 5 Minuten
Definiton: Sonderurlaub bezeichnet in diesem Text die unbezahlte Freistellung des Arbeitnehmers von der Arbeitspflicht bei gleichzeitigem Wegfall der Vergütungspflicht des Arbeitgebers. Er ist vom bezahlten Erholungsurlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zu unterscheiden. Während der Erholungsurlaub der Erholung des Arbeitnehmers dient und unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts gewährt wird, dient unbezahlter Sonderurlaub anderen Zwecken und ist grundsätzlich unbezahlt. Das Arbeitsverhältnis besteht während des Sonderurlaubs rechtlich fort, die Hauptleistungspflichten ruhen jedoch.
Tabea Senger
Rechtsanwältin
Rechtsgrundlagen
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Es gibt keine umfassende gesetzliche Regelung des unbezahlten Sonderurlaubs im privaten Arbeitsrecht. Rechtsgrundlagen können sich insbesondere ergeben aus:
- Tarifverträgen
- Gesetzlichen Sonderregelungen: Gesetzliche Freistellungsansprüche können sich etwa aus dem Pflegezeitgesetz, dem Familienpflegezeitgesetz, dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz oder aus landesrechtlichen Regelungen ergeben.
- Individualvereinbarungen: Unbezahlter Sonderurlaub kann zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer individuell vereinbart werden.
Ermessensausübung nach § 315 BGB
Soweit Tarifverträge oder Individualvereinbarungen Sonderurlaub vorsehen und dem Arbeitgeber ein Entscheidungsspielraum eingeräumt wird, ist dieser regelmäßig nach billigem Ermessen gemäß § 315 BGB auszuüben. Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Umstände des Einzelfalls abwägen und die beiderseitigen Interessen angemessen berücksichtigen.
Voraussetzungen für die Gewährung
1. Wichtiger Grund
Eine zentrale Voraussetzung kann das Vorliegen eines wichtigen Grundes sein, soweit die einschlägige Rechtsgrundlage dies vorsieht. In Betracht kommen insbesondere wichtige persönliche Gründe, denen keine überwiegenden betrieblichen oder dienstlichen Belange entgegenstehen.
Typische wichtige Gründe sind:
- Familiäre Gründe: Betreuung oder Pflege eines Kindes oder eines pflegebedürftigen Angehörigen
- Berufliche Gründe: Weiterbildung, Studium oder Fortbildungsveranstaltungen
- Besondere persönliche Situationen: Nicht jedes persönliche Motiv reicht aus. Rein private Langzeitvorhaben werden regelmäßig nur ausnahmsweise einen Anspruch auf Sonderurlaub begründen.
2. Entgeltfortzahlung: Ja oder Nein?
Bei unbezahltem Sonderurlaub ruhen für die vereinbarte Dauer regelmäßig die Arbeitspflicht des Arbeitnehmers und die Vergütungspflicht des Arbeitgebers. Auf Grundlage mancher Tarifverträge erfolgt der Sonderurlaub jedoch ausdrücklich unter Verzicht auf die Fortzahlung des Entgelts. Bei individuell vereinbartem unbezahltem Sonderurlaub sollte ausdrücklich geregelt werden, ob für die Dauer der Freistellung ein Vergütungsanspruch besteht.
3. Keine entgegenstehenden betrieblichen Gründe
Die Gewährung von Sonderurlaub setzt regelmäßig voraus, dass keine überwiegenden betrieblichen oder dienstlichen Gründe entgegenstehen. Der Betriebsablauf darf nicht erheblich beeinträchtigt werden, soweit die Beeinträchtigung nicht durch zumutbare organisatorische Maßnahmen, etwa Vertretung oder Umverteilung, aufgefangen werden kann.
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Ermessensausübung des Arbeitgebers
Zwei-Stufen-Prüfung
Bei tariflich oder vertraglich geregeltem Sonderurlaub bietet sich folgende Prüfung an:
Erste Stufe: Liegt ein wichtiger oder sonst anerkannter Grund vor?
Zweite Stufe: Überwiegen die Interessen des Arbeitnehmers oder die betrieblichen Interessen des Arbeitgebers?
Anforderungen an die Ermessensentscheidung
Der Arbeitgeber muss sein Ermessen tatsächlich ausüben. Eine pauschale Ablehnung ohne Berücksichtigung der individuellen Umstände ist regelmäßig ermessensfehlerhaft. Bei der Interessenabwägung sind insbesondere zu berücksichtigen:
- Art und Dringlichkeit des persönlichen Grundes des Arbeitnehmers
- Dauer des beantragten Sonderurlaubs
- Betriebliche Auswirkungen und Vertretungsmöglichkeiten
- Häufigkeit der Inanspruchnahme
- Gleichbehandlung vergleichbarer Fälle
Die Entscheidung ist nur verbindlich, wenn sie billigem Ermessen entspricht. Andernfalls kann sie gerichtlich überprüft werden.
Besondere Aspekte
1. Erholungsurlaubsanspruch
Für Zeiten unbezahlten Sonderurlaubs entsteht grundsätzlich kein gesetzlicher Urlaubsanspruch. Bei der Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs sind Zeiten unbezahlten Sonderurlaubs regelmäßig mit null Arbeitstagen anzusetzen. Dies entspricht der neueren Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.
2. Sozialversicherungsrechtliche Folgen
Bei einer unbezahlten Freistellung besteht das sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich für längstens einen Monat fort. Dauert die unbezahlte Freistellung länger, ist regelmäßig eine Abmeldung zur Sozialversicherung erforderlich. Bei Wiederaufnahme der Beschäftigung muss der Arbeitnehmer neu angemeldet werden.
Praxistipp: Die sozialversicherungsrechtlichen Folgen sollten vor Beginn eines längeren unbezahlten Sonderurlaubs geprüft und schriftlich dokumentiert werden.
3. Erkrankung während des Sonderurlaubs
Erkrankt der Arbeitnehmer während eines unbezahlten Sonderurlaubs, besteht regelmäßig kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz, weil während des unbezahlten Sonderurlaubs keine Arbeitspflicht und keine Vergütungspflicht bestehen. § 9 BUrlG ist auf unbezahlten Sonderurlaub nicht entsprechend anwendbar. Der Sonderurlaub wird durch Krankheit grundsätzlich nicht unterbrochen.
4. Landesrechtliche Sonderregelungen
Für bestimmte ehrenamtliche Tätigkeiten, insbesondere im Bereich der Jugendhilfe, bestehen landesrechtliche Freistellungsregelungen. Umfang, Voraussetzungen, Fristen und Vergütungsfolgen unterscheiden sich je nach Bundesland.
Praktische Hinweise für Arbeitgeber
1. Antragstellung und Fristen
Sonderurlaub sollte rechtzeitig beantragt werden. Soweit gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Fristen bestehen, sind diese zu beachten. Spät eingereichte Anträge können je nach Rechtsgrundlage und Einzelfall abgelehnt werden, wenn eine ordnungsgemäße betriebliche Planung nicht mehr möglich ist.
2. Schriftliche Vereinbarung
Es empfiehlt sich, Sonderurlaub schriftlich zu vereinbaren und insbesondere folgende Punkte zu regeln:
- Dauer und Zeitpunkt des Sonderurlaubs
- Keine Vergütungspflicht
- Ruhen der Hauptleistungspflichten
- Fortbestehende Nebenpflichten, insbesondere Verschwiegenheit
- Sozialversicherungsrechtliche Folgen
- Folgen einer Erkrankung während des Sonderurlaubs
- Auswirkungen auf Beschäftigungszeiten, Stufenlaufzeiten und Urlaubsanspruch
3. Ermessensausübung dokumentieren
Die Ermessensentscheidung sollte dokumentiert und begründet werden, insbesondere bei Ablehnung. Die Abwägung der betrieblichen und persönlichen Interessen muss nachvollziehbar sein.
4. Betriebsratliche Beteiligung
Ob und in welchem Umfang der Betriebsrat zu beteiligen ist, hängt vom Einzelfall und von den betriebsverfassungsrechtlichen Beteiligungstatbeständen ab. Bei kollektiven Regelungen zu Freistellungen, Urlaubsgrundsätzen oder betrieblichen Verfahren können Mitbestimmungsrechte in Betracht kommen.
5. Prüfung alternativer Lösungen
Bevor Sonderurlaub gewährt oder abgelehnt wird, sollten Alternativen geprüft werden, etwa:
- Teilzeitbeschäftigung
- Abbau von Urlaub
- Nutzung eines Arbeitszeitkontos
- Mobiles Arbeiten oder Telearbeit
- Befristete Anpassung der Arbeitszeit
Fazit
Unbezahlter Sonderurlaub ist ein flexibles Instrument, um auf besondere Lebenssituationen von Arbeitnehmern zu reagieren. Die Entscheidung über die Gewährung hängt von der jeweiligen Rechtsgrundlage und vom Einzelfall ab. Arbeitgeber sollten die betrieblichen und persönlichen Interessen sorgfältig abwägen, die sozialversicherungsrechtlichen Folgen prüfen und die Vereinbarung schriftlich festhalten.