Seit dem 1. August 2022 gelten neue Anforderungen gemäß dem Nachweisgesetz (NachwG) für Neueinstellungen. Als Arbeitgeber sind Sie demnach verpflichtet, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich mitzuteilen. Mit unseren Anwälten für Arbeitsrecht sind Sie immer auf der sicheren Seite, wenn es um die Begründung neuer Arbeitsverhältnisse geht:
✓ kostenlose Ersteinschätzung - telefonisch oder digital
✓ kompetente Rechtsberatung zu Ihren Fragen rund ums Nachweisgesetz
✓ professionelle Anwälte für Arbeitgeber
Die schriftliche Dokumentation folgender Informationen kann entweder in Form eines schriftlichen Arbeitsvertrags (empfohlen!) oder eines schriftlichen Nachweises in Form eines Informationsschreibens erfolgen:
Das Gesetz gilt für alle Arbeitsverhältnisse (§ 1 Satz 1 NachwG). Es verpflichtet damit alle Arbeitgeber zur schriftlichen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen und gilt für alle Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst, also auch für geringfügig Beschäftigte (sog. Minijobber) und Praktikanten. Erfasst werden nun auch (Fremd-)Geschäftsführer und Beamte. Die bisher geltende Einschränkung, dass Aushilfskräfte, die bis zu einem Monat eingestellt werden, ausgenommen sind, wurde gestrichen. Besonderheiten gelten für die Arbeitnehmerüberlassung.
Nicht vom Anwendungsbereich des NachwG erfasst sind Vorstände und wohl auch Gesellschafter-Geschäftsführer. Das NachwG gilt ferner nicht für freie Mitarbeiter, freie Handelsvertreter und für Werkverträge.
Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz (NachwG) kann zahlreiche rechtliche Konsequenzen haben. Das Arbeitsverhältnis bleibt jedoch auch bei Verstößen gegen das NachwG bestehen. Wenn ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die nach dem NachwG erforderlichen Informationen nicht oder nicht rechtzeitig schriftlich zur Verfügung stellt, kann dies zu folgenden Konsequenzen führen:
Beweislasterleichterungen/-umkehr: Grundsätzlich muss derjenige, der z.B. eine Zahlung verlangt, die Tatsachen darlegen und beweisen, aus denen sich sein Anspruch ergibt. Verlangt der Arbeitnehmer z.B. die Zahlung eines Stundenlohns von 15 €, so muss er grundsätzlich darlegen und beweisen, dass dies mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Ohne entsprechend schriftlichen Nachweis ist dies allerdings schwierig. Das führt zu Ungerechtigkeiten, da nicht Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber zur schriftlichen Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen verpflichtet ist und der Arbeitnehmer keinen Einfluss darauf hat, ob und inwieweit der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Dokumentationspflichten nachkommt. Daher folgt aus einen Verstoß gegen das NachwG, dass nicht der Arbeitnehmer, sondern vielmehr der Arbeitgeber die Tatsachen dafür darlegen und beweisen muss, dass der Arbeitnehmer gerade keinen Anspruch auf Zahlung eines Stundenlohns in Höhe von 15 € hat. Ohne schriftliche Nachweise ist dies sehr schwierig. Der Arbeitnehmer würde dann Recht bekommen.
Schadensersatzansprüche: Erleidet ein Arbeitnehmer aufgrund eines Verstoßes gegen das NachwG einen Schaden, z.B. weil er nicht genau über seine Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis informiert wurde, kann er Schadensersatzansprüche gegen den Arbeitgeber geltend machen.
Bußgelder: In bestimmten Fällen können Bußgelder verhängt werden, wenn ein Arbeitgeber wiederholt gegen das NachwG verstößt.
Ein vorsätzlicher Verstoß des Arbeitgebers gegen bestimmte Pflichten aus dem Nachweisgesetz stellt künftig eine Ordnungswidrigkeit dar. Pro Verstoß droht ein Bußgeld von bis zu EUR 2.000, wenn der Arbeitgeber seiner Nachweispflicht entweder
nachkommt.
Die Pflicht zur Bereitstellung eines separaten Informationsschreibens nach Aufforderung durch den Mitarbeiter in Arbeitsverhältnissen, die bereits vor dem 1. August 2022 bestanden, ist nicht mit einem Bußgeld belegt, da der entsprechende § 5 des Nachweisgesetzes nicht ausdrücklich in den Bußgeldtatbeständen des § 4 des Nachweisgesetzes aufgeführt ist. Es gilt der Grundsatz "Ohne Gesetz keine Strafe".
Zu beachten ist, dass die genauen Folgen eines Verstoßes gegen das NachwG von den Umständen des Einzelfalls abhängen können. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass sie ihren Arbeitnehmern die nach dem NachwG erforderlichen Informationen rechtzeitig und schriftlich zur Verfügung stellen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und Transparenz und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis zu gewährleisten.
Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 14 des Nachweisgesetzes ist der Arbeitgeber nunmehr verpflichtet, das Verfahren bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich des Schriftformerfordernisses und der Fristen für die Kündigung sowie die Fristen zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage, nachzuweisen. Jedoch bleibt die Dreiwochenfrist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage für Arbeitnehmer auch dann bindend, wenn der Arbeitgeber nicht gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 14 NachwG darüber informiert hat. Wenn der Arbeitnehmer die Klagefrist versäumt, gilt die Kündigung unabhängig von fehlenden Hinweisen im schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen als wirksam. Es bleibt abzuwarten, ob die Rechtsprechung in einem solchen Fall einen Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers anerkennen wird, sofern dieser nachweisen kann, dass bei rechtzeitiger Klageerhebung das Arbeitsverhältnis fortbestanden hätte. Dies entspräche der bisherigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in Bezug auf fehlende Hinweise auf geltende Ausschlussfristen in Arbeitsverhältnissen. Dabei wird angenommen, dass bei ordnungsgemäßem Vorgehen des Arbeitgebers der Anspruch rechtzeitig geltend gemacht worden wäre.
Achtung: Es ist ratsam, im Zweifelsfall auch bei befristeten oder auflösend bedingten Arbeitsverhältnissen auf die Fristen zur Klageerhebung hinzuweisen, gemäß den §§ 17 und 21 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), da auch in diesen Fällen die Präklusionsfrist gemäß § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) herangezogen wird. Ob die Rechtsprechung dies auch in diesem Zusammenhang als tatsächlich erforderlich ansieht, bleibt gleichwohl abzuwarten.
Im Rahmen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes wurden die Nachweispflichten gemäß § 11 des Nachweisgesetzes erweitert. Nunmehr ist der Arbeitgeber verpflichtet, neben den bereits bestehenden Nachweisen auch die Identität der entleihenden Unternehmen nachzuweisen. Darüber hinaus wird der Entleiher dazu verpflichtet, innerhalb eines Monats nach Erhalt einer schriftlichen Anzeige von Leiharbeitnehmern, die ihm mindestens sechs Monate überlassen waren und ihren Wunsch nach Abschluss eines Arbeitsvertrages mitteilen, eine begründete schriftliche Antwort zu übermitteln.
Künftig müssen betriebliche Übungen, die Regelungen gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 des NachwG betreffen, vom Arbeitgeber immer schriftlich separat dokumentiert werden. Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber den Empfang dieses Schreibens durch den Arbeitnehmer ausdrücklich quittieren lässt oder das Schreiben per Einwurfeinschreiben versendet.
Der Verweis auf Kollektivvereinbarungen zur Nachweisführung einzelner Arbeitsbedingungen ist nur in bestimmten Fällen zulässig, nämlich für die in § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14 des NachwG genannten Arbeitsbedingungen. Bei diesem Verweis muss die maßgebliche Betriebsvereinbarung oder der einschlägige Tarifvertrag konkret benannt werden. Das Bundesarbeitsgericht hat bereits für die frühere Regelung im NachwG eine solche konkrete Bezeichnung gefordert. Nach Auffassung des 6. Senats müssen folgende Anforderungen an einen qualifizierten Hinweis gestellt werden: Es ist nicht erforderlich, den gesamten Inhalt der wesentlichen Vertragsbedingung anzugeben. Es genügt, dass die Vertragsbedingung selbst im Nachweis aufgeführt wird. Neben der Angabe der wesentlichen Vertragsbedingung ist die genaue Bezeichnung der maßgeblichen Kollektivvereinbarung und gegebenenfalls die Klarstellung ihrer dynamischen Anwendbarkeit erforderlich.
Gemäß § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG ist der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausgeschlossen. Das bedeutet, dass eine digitale Signatur, wie beispielsweise bei DocuSign, für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen gemäß § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG nicht verwendet werden kann. Es bleibt jedoch offen, ob bei einem schriftlichen Arbeitsvertrag gemäß § 2 Abs. 5 NachwG eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 126 Abs. 3 BGB zulässig ist. Falls der Arbeitgeber solche Dienste weiterhin nutzen möchte, wird empfohlen - bis zur Klärung durch Gerichte und/ oder den Gesetzgeber - zusätzlich zum eigentlichen Arbeitsvertrag, der digital signiert werden könnte, eine eigenhändig unterzeichnete Informationsschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem NachwG in Papierform fristgerecht an die Mitarbeiter auszuhändigen und den Empfang quittieren zu lassen. Es ist äußerst wichtig, darauf zu achten, dass keine widersprüchlichen Aussagen in beiden Dokumenten enthalten sind. Falls der elektronisch signierte Vertrag bereits alle erforderlichen Nachweise enthält, besteht natürlich auch die Möglichkeit, diesen zusätzlich auszudrucken, vom Arbeitgeber zu unterschreiben und den Empfang vom Mitarbeiter bestätigen zu lassen.
Gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 und 13 NachwG hat der Arbeitnehmer schriftlich über Leistungen der betrieblichen Altersversorgung zu unterrichten. Die Angabe kann durch einen qualifizierten Hinweis auf die einschlägigen Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge ersetzt werden. In Arbeitsverträgen müssen zukünftig der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers angegeben werden, soweit der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung über eine solchen zusagt. Eine Ausnahme von dieser Pflicht sieht das Gesetz dann vor, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Angabe gegenüber dem Arbeitnehmer verpflichtet ist. Eine weitere Ausnahme besteht dann, wenn die dem Arbeitnehmer zugesagte Versorgung unmittelbar durch den Arbeitgeber erfolgt.
Wenn ein Mitarbeiter grenzüberschreitend tätig ist, gelten erweiterte Dokumentationspflichten gemäß § 2 Abs. 2, 3 des Nachweisgesetzes. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer, der seine Arbeitsleistung für einen Zeitraum von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen außerhalb Deutschlands erbringt, vor seiner Abreise eine Niederschrift auszuhändigen. Diese Niederschrift sollte alle relevanten Nachweispunkte enthalten, die für den Arbeitnehmer verbindlich sind.