Seit dem 1. August 2022 gelten neue Anforderungen gemäß dem Nachweisgesetz (NachwG) für Neueinstellungen. Als Arbeitgeber sind Sie demnach verpflichtet, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich mitzuteilen. Mit unseren Anwälten für Arbeitsrecht sind Sie immer auf der sicheren Seite, wenn es um die Begründung neuer Arbeitsverhältnisse geht:
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Arbeitsvertrag gemäß Nachweisgesetz
1. Welche Informationen müssen gemäß § 2 NachwG festgehalten werden?
Die schriftliche Dokumentation folgender Informationen kann entweder in Form eines schriftlichen Arbeitsvertrags (empfohlen!) oder eines schriftlichen Nachweises in Form eines Informationsschreibens erfolgen:
- der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, daß der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
- die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
- die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
- die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
- der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
- die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
- sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
- wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
2. Wen und was betrifft das NachwG?
Das Gesetz gilt für alle Arbeitsverhältnisse (§ 1 Satz 1 NachwG). Es verpflichtet damit alle Arbeitgeber zur schriftlichen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen und gilt für alle Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst, also auch für geringfügig Beschäftigte (sog. Minijobber) und Praktikanten. Erfasst werden nun auch (Fremd-)Geschäftsführer und Beamte. Die bisher geltende Einschränkung, dass Aushilfskräfte, die bis zu einem Monat eingestellt werden, ausgenommen sind, wurde gestrichen. Besonderheiten gelten für die Arbeitnehmerüberlassung.
Nicht vom Anwendungsbereich des NachwG erfasst sind Vorstände und wohl auch Gesellschafter-Geschäftsführer. Das NachwG gilt ferner nicht für freie Mitarbeiter, freie Handelsvertreter und für Werkverträge.
3. Welche Rechtsfolgen haben Verstöße gegen das NachwG?
Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz (NachwG) kann zahlreiche rechtliche Konsequenzen haben. Das Arbeitsverhältnis bleibt jedoch auch bei Verstößen gegen das NachwG bestehen. Wenn ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die nach dem NachwG erforderlichen Informationen nicht oder nicht rechtzeitig schriftlich zur Verfügung stellt, kann dies zu folgenden Konsequenzen führen:
Beweislasterleichterungen/-umkehr: Grundsätzlich muss derjenige, der z.B. eine Zahlung verlangt, die Tatsachen darlegen und beweisen, aus denen sich sein Anspruch ergibt. Verlangt der Arbeitnehmer z.B. die Zahlung eines Stundenlohns von 15 €, so muss er grundsätzlich darlegen und beweisen, dass dies mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Ohne entsprechend schriftlichen Nachweis ist dies allerdings schwierig. Das führt zu Ungerechtigkeiten, da nicht Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber zur schriftlichen Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen verpflichtet ist und der Arbeitnehmer keinen Einfluss darauf hat, ob und inwieweit der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Dokumentationspflichten nachkommt. Daher folgt aus einen Verstoß gegen das NachwG, dass nicht der Arbeitnehmer, sondern vielmehr der Arbeitgeber die Tatsachen dafür darlegen und beweisen muss, dass der Arbeitnehmer gerade keinen Anspruch auf Zahlung eines Stundenlohns in Höhe von 15 € hat. Ohne schriftliche Nachweise ist dies sehr schwierig. Der Arbeitnehmer würde dann Recht bekommen.
Schadensersatzansprüche: Erleidet ein Arbeitnehmer aufgrund eines Verstoßes gegen das NachwG einen Schaden, z.B. weil er nicht genau über seine Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis informiert wurde, kann er Schadensersatzansprüche gegen den Arbeitgeber geltend machen.
Bußgelder: In bestimmten Fällen können Bußgelder verhängt werden, wenn ein Arbeitgeber wiederholt gegen das NachwG verstößt.
Ein vorsätzlicher Verstoß des Arbeitgebers gegen bestimmte Pflichten aus dem Nachweisgesetz stellt künftig eine Ordnungswidrigkeit dar. Pro Verstoß droht ein Bußgeld von bis zu EUR 2.000, wenn der Arbeitgeber seiner Nachweispflicht entweder
- überhaupt nicht,
- nicht richtig,
- in der falschen Form,
- unvollständig oder
- nicht rechtzeitig
nachkommt.
Die Pflicht zur Bereitstellung eines separaten Informationsschreibens nach Aufforderung durch den Mitarbeiter in Arbeitsverhältnissen, die bereits vor dem 1. August 2022 bestanden, ist nicht mit einem Bußgeld belegt, da der entsprechende § 5 des Nachweisgesetzes nicht ausdrücklich in den Bußgeldtatbeständen des § 4 des Nachweisgesetzes aufgeführt ist. Es gilt der Grundsatz "Ohne Gesetz keine Strafe".
Zu beachten ist, dass die genauen Folgen eines Verstoßes gegen das NachwG von den Umständen des Einzelfalls abhängen können. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass sie ihren Arbeitnehmern die nach dem NachwG erforderlichen Informationen rechtzeitig und schriftlich zur Verfügung stellen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und Transparenz und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis zu gewährleisten.
4. Welche Konsequenzen hat das Unterlassen des Hinweises auf die Klagefrist für eine Kündigungsschutzklage gemäß § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG)?
Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 14 des Nachweisgesetzes ist der Arbeitgeber nunmehr verpflichtet, das Verfahren bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich des Schriftformerfordernisses und der Fristen für die Kündigung sowie die Fristen zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage, nachzuweisen. Jedoch bleibt die Dreiwochenfrist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage für Arbeitnehmer auch dann bindend, wenn der Arbeitgeber nicht gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 14 NachwG darüber informiert hat. Wenn der Arbeitnehmer die Klagefrist versäumt, gilt die Kündigung unabhängig von fehlenden Hinweisen im schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen als wirksam. Es bleibt abzuwarten, ob die Rechtsprechung in einem solchen Fall einen Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers anerkennen wird, sofern dieser nachweisen kann, dass bei rechtzeitiger Klageerhebung das Arbeitsverhältnis fortbestanden hätte. Dies entspräche der bisherigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in Bezug auf fehlende Hinweise auf geltende Ausschlussfristen in Arbeitsverhältnissen. Dabei wird angenommen, dass bei ordnungsgemäßem Vorgehen des Arbeitgebers der Anspruch rechtzeitig geltend gemacht worden wäre.
Achtung: Es ist ratsam, im Zweifelsfall auch bei befristeten oder auflösend bedingten Arbeitsverhältnissen auf die Fristen zur Klageerhebung hinzuweisen, gemäß den §§ 17 und 21 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), da auch in diesen Fällen die Präklusionsfrist gemäß § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) herangezogen wird. Ob die Rechtsprechung dies auch in diesem Zusammenhang als tatsächlich erforderlich ansieht, bleibt gleichwohl abzuwarten.
5. Welche Anforderungen des NachwG sind im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung zu beachten?
Im Rahmen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes wurden die Nachweispflichten gemäß § 11 des Nachweisgesetzes erweitert. Nunmehr ist der Arbeitgeber verpflichtet, neben den bereits bestehenden Nachweisen auch die Identität der entleihenden Unternehmen nachzuweisen. Darüber hinaus wird der Entleiher dazu verpflichtet, innerhalb eines Monats nach Erhalt einer schriftlichen Anzeige von Leiharbeitnehmern, die ihm mindestens sechs Monate überlassen waren und ihren Wunsch nach Abschluss eines Arbeitsvertrages mitteilen, eine begründete schriftliche Antwort zu übermitteln.
Häufig gestellte Fragen zum Nachweisgesetz
Wie ist mit Ansprüchen aus betrieblicher Übung angesichts der geänderten Vorschriften des Nachweisgesetzes (NachwG) umzugehen?
Künftig müssen betriebliche Übungen, die Regelungen gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 des NachwG betreffen, vom Arbeitgeber immer schriftlich separat dokumentiert werden. Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber den Empfang dieses Schreibens durch den Arbeitnehmer ausdrücklich quittieren lässt oder das Schreiben per Einwurfeinschreiben versendet.
Wie präzise müssen die Hinweise auf Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge sein?
Der Verweis auf Kollektivvereinbarungen zur Nachweisführung einzelner Arbeitsbedingungen ist nur in bestimmten Fällen zulässig, nämlich für die in § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14 des NachwG genannten Arbeitsbedingungen. Bei diesem Verweis muss die maßgebliche Betriebsvereinbarung oder der einschlägige Tarifvertrag konkret benannt werden. Das Bundesarbeitsgericht hat bereits für die frühere Regelung im NachwG eine solche konkrete Bezeichnung gefordert. Nach Auffassung des 6. Senats müssen folgende Anforderungen an einen qualifizierten Hinweis gestellt werden: Es ist nicht erforderlich, den gesamten Inhalt der wesentlichen Vertragsbedingung anzugeben. Es genügt, dass die Vertragsbedingung selbst im Nachweis aufgeführt wird. Neben der Angabe der wesentlichen Vertragsbedingung ist die genaue Bezeichnung der maßgeblichen Kollektivvereinbarung und gegebenenfalls die Klarstellung ihrer dynamischen Anwendbarkeit erforderlich.
Können Arbeitsverträge in Zukunft digital unterzeichnet werden? Reicht eine digitale Signatur aus?
Gemäß § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG ist der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausgeschlossen. Das bedeutet, dass eine digitale Signatur, wie beispielsweise bei DocuSign, für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen gemäß § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG nicht verwendet werden kann. Es bleibt jedoch offen, ob bei einem schriftlichen Arbeitsvertrag gemäß § 2 Abs. 5 NachwG eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 126 Abs. 3 BGB zulässig ist. Falls der Arbeitgeber solche Dienste weiterhin nutzen möchte, wird empfohlen - bis zur Klärung durch Gerichte und/ oder den Gesetzgeber - zusätzlich zum eigentlichen Arbeitsvertrag, der digital signiert werden könnte, eine eigenhändig unterzeichnete Informationsschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem NachwG in Papierform fristgerecht an die Mitarbeiter auszuhändigen und den Empfang quittieren zu lassen. Es ist äußerst wichtig, darauf zu achten, dass keine widersprüchlichen Aussagen in beiden Dokumenten enthalten sind. Falls der elektronisch signierte Vertrag bereits alle erforderlichen Nachweise enthält, besteht natürlich auch die Möglichkeit, diesen zusätzlich auszudrucken, vom Arbeitgeber zu unterschreiben und den Empfang vom Mitarbeiter bestätigen zu lassen.
Welche Anforderungen steht das NachwG an die betriebliche Altersversorgung?
Gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 und 13 NachwG hat der Arbeitnehmer schriftlich über Leistungen der betrieblichen Altersversorgung zu unterrichten. Die Angabe kann durch einen qualifizierten Hinweis auf die einschlägigen Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge ersetzt werden. In Arbeitsverträgen müssen zukünftig der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers angegeben werden, soweit der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung über eine solchen zusagt. Eine Ausnahme von dieser Pflicht sieht das Gesetz dann vor, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Angabe gegenüber dem Arbeitnehmer verpflichtet ist. Eine weitere Ausnahme besteht dann, wenn die dem Arbeitnehmer zugesagte Versorgung unmittelbar durch den Arbeitgeber erfolgt.
Was muss bei grenzüberschreitenden Sachverhalten bzw. Arbeitsverhältnissen beachtet werden?
Wenn ein Mitarbeiter grenzüberschreitend tätig ist, gelten erweiterte Dokumentationspflichten gemäß § 2 Abs. 2, 3 des Nachweisgesetzes. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer, der seine Arbeitsleistung für einen Zeitraum von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen außerhalb Deutschlands erbringt, vor seiner Abreise eine Niederschrift auszuhändigen. Diese Niederschrift sollte alle relevanten Nachweispunkte enthalten, die für den Arbeitnehmer verbindlich sind.
